Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.
Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
I GPDR benämns individer vars personuppgifter behandlas för registrerade. Som registrerad har du rätt att
- veta om vi har personuppgifter om dig, och i så fall vilka.
- begära rättelse, överföring av uppgifter som du har lämnat till oss eller att vi begränsar behandlingen.
- i vissa fall få dina personuppgifter raderade. Får vi en sådan begäran prövar vi den enligt gällande lagstiftning.
Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
Ekonomikonsult Gert Andersson AB, org nr 556412-5176, Storgatan 49, 672 30 Årjäng
är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.
Vilka personuppgifter samlar vi in?
Ekonomikonsult Gert Andersson AB behandlar personuppgifter enligt gällande rätt.
I de fall vi har fått i uppdrag att administrera din arbetsgivares lönehantering, bokföring och bokslut kan vi behandla uppgifter så som namn, personnummer, adress, lön, skattetabeller, närvaro och frånvaro, olika förmåner, utlägg och uppgifter om tjänsteresor.
De personuppgifter som vi samlar in om dig som registrerad är för att kunna upprätthålla ett avtal, en överenskommelse eller för att följa lagstiftningen. Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som krävs.
Ekonomikonsult Gert Andersson AB använder uppgifterna för att kunna slutföra vårt uppdrag enligt överenskommelse med kunden. Vissa rättsliga förpliktelser kräver att vi behandlar personuppgifterna enligt de lagar och anvisningar som finns för redovisningsuppdrag.
Kontaktuppgifter som vi till exempel får via mail sparas för att fortlöpande kunna besvara och informera samt ge nödvändig återkoppling i pågående ärenden.
Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?
Vi använder oss bara utav de uppgifter som du själv lämnar till oss. Vi samlar inte in personuppgifter från någon annan, så kallad tredje part.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Dina uppgifter sparas och behandlas i ett antal program som tillhandahålls av våra leverantörer.
Rapportering av personuppgifter kan även komma behöva ske mot ex Skatteverket, Försäkringskassan, arbetsgivare eller tidigare arbetsgivare, Kronofogdemyndighet, banker och statistikuppgifter till myndigheter. Det kan även vara andra myndigheter där vi enligt lag ( Lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism), är skyldiga att lämna uppgifter.
Personuppgifterna behandlas konfidentiellt.
Ekonomikonsult Gert Andersson AB är skyldig att se till att den information som behandlas i enlighet med uppdraget inte blir tillgängligt för obehöriga.
I de fall där vi agerar personuppgiftsbiträde, till exempel när vi gör löner, så upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan oss och kunden.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.
Enligt REX handbok ska vi enligt lagkrav dokumentera vårt arbete så att utomstående kan få en övergripande förståelse för hur uppdraget har utförts. Det är våra kunder som har ansvaret för att arkivera räkenskapsmaterial och räkenskapsinformation. I vår dokumentation ingår enligt REX bl a arbetsmaterial som egna bokföringsordrar och avstämningar, rättelser till redovisningen, skrivelser och mail till företaget, datafiler för redovisning, analyser och deklarationer, datafiler för löneredovisning och betalningsjournaler. Informationen kan vara i pappersform eller lagrad i datorn.
Med stöd av ovanstående så anser vi att vi kan spara allt i ovanstående program i 7 år enligt bokföringslagen, men med hänsyn till preskriptionstiden, ifall någon vill hävda att vi är skadeståndsansvariga, i 10 år.
Hur hanterar vi personnummer?
Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl.
Vad har du för rättigheter som registrerad?
Rätt till tillgång
Du har rätt att få tillgång till den information vi har gällande dina personuppgifter.
Rätt till radering eller rättelse
Du har även rätt att få ev. felaktiga uppgifter rättade eller begära att dessa raderas om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
Tänk också på att vi kan ha rätt att neka din begäran i de fall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftningen, bank- och penningtvättslagstiftningen samt från konsumenträttslagstiftningen.
Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi i stället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada. Endast vår personal på byrån har tillgång till dem.
Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?
Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Dataskyddsmyndigheten) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Integritetspolicyn
Denna integritetspolicy är ett levande dokument som ständigt uppdateras och senaste uppdaterade policy finns alltid tillgänglig på vår hemsida.
Denna integritetspolicy uppdaterades 2022-02-24.
